GSuite e Office 365 hanno il monopolio indiscusso degli strumenti Cloud disponibili sia per i privati, che per le aziende. Questo duopolio ha generato l’eterna lotta fra i due brand, che cercano di offrire i migliori servizi sotto ogni punto di vista (prezzo, sicurezza, velocità, compatibilità).
In questo articolo riassumo le principali caratteristiche di GSuite e di Office 365, dando consigli mirati su quale piattaforma utilizzare e perché.
GSuite
Si basa sul Cloud Computing, che è un’alternativa totale o parziale al sistema informatico tradizionale, basata sul noleggio di hardware e software di un’altra azienda (il provider) attraverso internet. Di fatto, tutti i dati, i File, i Documenti, sono salvati su un Cloud, chiamato Drive. All’inizio il sistema può sembrare scomodo, tuttavia consente di accedere ai File con qualsiasi PC, in qualsiasi momento, senza avere bisogno di salvarli sul PC o di scaricare delle applicazioni per farli funzionare, come invece accade nel caso del pacchetto Office (Word, Excel…).
GSuite è composta da app, che possono essere divise in questo modo:
- Comunicazione: Gmail, Hangouts (Google Meet), Calendar.
- Archiviazione e condivisione dei file Drive.
- Collaborazione: Documenti (equivale a Word), Fogli (equivale ad Excel), Moduli, Presentazioni (equivale a Power Point).
Nota che copiare e incollare i contenuti da Word a Google Doc, ad esempio, dà problemi di formattazione. - Sicurezza e amministrazione: Console di amministrazione, Vault, Gestione dei dispositivi mobili.
Come detto, tali app funzionano su qualsiasi PC, senza la necessità di installarle sul dispositivo stesso. I dati vengono salvati in automatico sul Drive, che ha uno spazio illimitato di archiviazione. Ciò comporta la garanzia di poter lavorare in serenità, senza temere di perdere dati, anche se il PC si dovesse guastare o semplicemente se fosse cambiato dall’utente.
Con GSuite è possibile anche avere una email con dominio aziendale (già in possesso o da acquistare). Gmail consente anche una facile migrazione dei dati, ad esempio su Outlook.
Infine, l’assistenza è garantita 24 ore al giorno, 7 giorni su 7.
Office 365
Anche in questo caso parliamo di Cloud Computing, quindi i dati vengono migrati dai computer al cloud, in automatico. Tale servizio funziona con gli stessi principi di Gmail, ma ammetto che è meno intuitivo e performante. Infatti, a volte è un po’ lento e mi è capitato di avere dei problemi con il salvataggio dei file.
La condivisione dei file attraverso One Drive o Dropbox e a differenza di GSuite, non si può modificare un documento contemporaneamente a un’altra persona. Questo è un grosso limite, se si sta lavorando in gruppo.
Tuttavia, Office 365 mette a disposizione il suo pacchetto di applicazioni rinomate, come Word, Excel. Tali applicazioni hanno più funzionalità di quelle di GSuite, permettono quindi di realizzare progetti complessi e soprattutto sono ancora le più usate al mondo.
Di fatto, quasi tutti sanno usare Word e ancora pochi usano Google Doc.
Al tempo stesso, è vero che Google Doc non ha problemi di compatibilità, in quanto se lo usi da un Mac o da un PC Windows non c’è alcuna differenza. Con Word invece, di default si presenta questo problema.
GSuite vs Office 365
Mentre spiegavo le caratteristiche di ambo le piattaforme ho esposto alcune differenze, a cui aggiungo queste:
- GSuite gestice meglio lo SPAM (specialmente attraverso i filtri) ed evita che le proprie email giungano nello SPAM di altri indirizzi.
- GSuite ha un prezzo minore. I prezzi di Office 365 sono quindi più alti, specialmente a parità di funzionalità. Inoltre, il costo mensile di Office 365, per le aziende, è per utente e l’impegno è annuale. Capiamo immediatamente che se le aziende hanno molti utenti, è sconveniente. Con GSuite non c’è questo problema, perché si acquista un pacchetto.
- Gli strumenti di GSuite sono più intuitivi e semplici, ma meno conosciuti.
- GSuite è presente da più tempo sul mercato come piattaforma Cloud ed è più consolidata.
- Microsoft Office 365 richiede di lavorare con le app desktop, come quella di Outlook. Pertanto è più limitata e limitante come piattaforma.
- GSuite richiede meno aggiornamenti di Office 365 ed è compatibile con qualsiasi tipo di computer. Office 365 richiede invece dei requisiti minimi di sistema per funzionare correttamente ed è maggiormente soggetta alle evoluzioni dei modelli dei computer. Pertanto, Office 365 potrebbe non funzionare o avere dei problemi di compatibilità con computer datati o sui quali sono stati installati dei pacchetti Office precedenti. GSuite invece non ha alcun tipo di problema in merito.
- La dashboard di GSuite è migliore sotto ogni aspetto.
Compatibilità GSuite – Office 365:
Spesso nelle aziende, ma anche fra i privati, capita che per svariate esigenze si debba passare da GSuite a Office 365 o viceversa.
È possibile integrare Gmail su Outlook, seguendo questa guida ufficiale.
Ed è possibile integrare Outlook su Gmail, seguendo questa guida ufficiale. Si noti che si tratta di un insieme di azioni più complicate rispetto all’integrazione di Gmail su Outlook, come si può vedere in questa guida.
Conclusioni
GSuite è uno strumento meno costoso, più affidabile e più semplice di Office 365. Personalmente, lo preferisco assolutamente al pur amato strumento di Microsoft.
Difatti, mi trovo bene con entrambi, ma dopo avere conosciuto a fondo GSuite e lavorandoci tutti i giorni, posso dire con certezza che è la migliore piattaforma.
Se lavorassi su Office 365 perderei molto tempo, anche solo a scrivere o a leggere le email. Outlook è infatti molto indietro rispetto a Gmail, nonostante i continui aggiornamenti e i restyling.
Gli stessi Doc di Google permettono di lavorare più velocemente rispetto ai tools di Microsoft. Inoltre, la possibilità di lavorare in più persone su un documento è incredibile e assai vantaggiosa.
Il discorso che ho fatto vale specialmente all’interno del mondo aziendale. Se invece sei un privato, ti consiglio comunque di acquistare almeno il pacchetto Office base, che contiene Word e gli altri programmi conosciuti di Windows. Questo perché sono usatissimi e oggettivamente più completi dei gratuiti strumenti di Google.
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